Prowadzenie ksęgi przychodów i rozchodów w firmie transportowej – na co zwrócić uwagę?

Prowadzenie firmy transportowej to niełatwe zadanie, które wymaga od przedsiębiorcy wielu wyrzeczeń, wiedzy na temat branży oraz podejmowania odpowiednich decyzji, ponieważ tylko to może przyczynić się do rozwoju firmy i jej prawidłowego funkcjonowania.

Każde przedsiębiorstwo bez względu na branżę, w jakiej działa musi jednak znaleźć odpowiednie osoby do tego, aby zajęły się one księgowością w danej firmie. W przypadku transportu jest to szczególnie ważne, ponieważ dział odpowiedzialny za księgowość w takiej firmie ma zazwyczaj bardzo dużo pracy, którą często utrudniają dodatkowo różnego rodzaju zmiany w przepisach.

Jednym z ważniejszych elementów prowadzenia księgowości w firmie transportowej jest oczywiście księga przychodów i rozchodów. Jednak co dokładnie kryje się pod tym pojęciem, jakie zapisy powinny znaleźć się w tego typu księdze oraz kto może pomóc firmie transportowej w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów?

Księgowość w firmie transportowej

Zakładając jakąkolwiek firmę, bez względu na to, w jakiej branży ma ona działać, musimy prowadzić również księgowość. W większości przypadków ogranicza się to do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz do składania w odpowiednim terminie różnego rodzaju zeznań dotyczących np. podatku VAT, podatku dochodowego itd. W przypadku przedsiębiorstwa świadczącego usługi transportu drogowego księgowość jest zazwyczaj znacznie mocniej rozbudowana, tym bardziej w sytuacji, gdy dana firma zatrudnia sporą ilość osób, w tym także kierowców. W takiej sytuacji prowadzenie księgowości staje się dość trudne i czasochłonne, przez co niezbędne wydaje się skorzystanie z usług zewnętrznych firm oferujących kompleksową pomoc w księgowości lub stworzenie w firmie własnego działu odpowiedzialnego za te kwestie.

Czym jest księga przychodów i rozchodów w firmie transportowej?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to jeden z najważniejszych elementów uproszczonej ewidencji księgowej, z którego korzysta wiele firm, w tym także przedsiębiorstwa transportowe. Służy ona do księgowania wszelkich operacji gospodarczych realizowanych w ramach działalności danej firmy. Księgę tę należy założyć w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej i prowadzić ją w sposób staranny, rzetelny i systematyczny.

Do niedawna tego typu księgi prowadzone były zazwyczaj w formie papierowej. Obecnie jednak księga tego typu przybiera bardzo często formę elektroniczną, a jej prowadzenie polega na wpisywaniu wszelkich niezbędnych danych poprzez komputer i specjalne oprogramowanie. Znacząco ułatwia to pracę, zapewnia szybki dostęp do wszelkich niezbędnych danych, w sytuacji, gdy jest to potrzebne i pozwala na automatyczne generowanie zestawień na użytek firmy czy też na potrzeby rozliczania z urzędem skarbowym. KPiR jest również podstawą do określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego dla osób fizycznych. KPiR jest więc niezbędna do prawidłowego rozliczania danej firmy z urzędem skarbowym, w poszczególnych okresach, jak i na sam koniec roku podatkowego.

Jakie zapisy powinny znaleźć się w księdze przychodów i rozchodów prowadzonej przez firmę transportową?

Księga przychodów i rozchodów to dokładna ewidencja wszelkich osiąganych przychodów i ponoszonych rozchodów. W praktyce oznacza to, że firma transportowa musi w niej zawrzeć takie informacje jak:

• daty, w których nastąpiły przychody i rozchody,
• ich opisy,
• dokładne kwoty,
  różnego rodzaju komentarze i uwagi to tych danych.

Ponadto każde zdarzenie gospodarcze musi posiadać swój indywidualny numer porządkowy, a ewidencja powinna zawierać także sumy wszystkich przychodów i kosztów z danego okresu.

Kto może pomóc firmie transportowej w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów?

Staranne prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów danej firmy transportowej to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który jest jej właścicielem. Księgowość w firmie transportowej mogą prowadzić osobiście jej właściciele, ale mogą oni to również powierzyć wykwalifikowanemu pracownikowi lub też zewnętrznej firmie świadczącej usługi w tym zakresie. Szczególnie to ostatnie rozwiązanie jest obecnie bardzo popularne i skuteczne.

Korzystając z usług zewnętrznych firm, można uzyskać w pełni profesjonalną pomoc, przy dość niedużych kosztach, jednocześnie nie tracąc przy tym czasu. Z tego względu księgowość dla transportu świadczona przez zewnętrzne firmy, to obecnie najlepsze rozwiązanie w przypadku większości przedsiębiorstw z sektora transportowego i nie tylko.